Wissenswertes

Was ein Unternehmen weiß

Seit den 1980er-Jahren kursiert in Managementkreisen ein Satz, der oft dem früheren HP-Chef Lew Platt zugeschrieben wird: „Wenn HP nur wüsste, was HP weiß." Gemeint ist nicht, dass Wissen fehlt. Es ist vorhanden, nur selten dort, wo es gerade gebraucht wird. Mit der künstlichen Intelligenz lässt sich daran zum ersten Mal grundlegend etwas ändern.

Wo das Wissen steckt

In einem technischen Unternehmen sammelt sich über die Jahre eine Menge an: Angebote, Pläne, Berechnungen, Prüfberichte, Gutachten, Verträge, Protokolle, E-Mails und Tabellen. Ein Teil liegt auf dem Server, ein Teil in Postfächern, ein Teil in Ordnern im Archiv. Jede Abteilung hat ihre eigene Ordnung, und jede Ordnung ist für sich genommen sinnvoll.

Dazu kommt das, was nirgends aufgeschrieben ist. Welcher Lieferant hilft, wenn es eng wird? Warum wurde ein Detail beim letzten Projekt anders gelöst als geplant? Der Philosoph Michael Polanyi hat es 1966 auf einen Satz gebracht: Wir wissen mehr, als wir sagen können.

Kein Wissensproblem, sondern ein Findeproblem

Wie haben wir das damals gelöst? Wo liegt die Berechnung von vor fünf Jahren? Welche Toleranzen hatten wir mit diesem Kunden vereinbart? Diese Fragen kennt jeder, der Projekte leitet. Die Antwort gibt es fast immer, sie steckt nur irgendwo. Nach einer Umfrage des Softwareherstellers Atlassian aus dem Jahr 2025 verbringt jeder vierte Befragte ein Viertel seiner Arbeitswoche damit, Informationen zu suchen.

Erfahrung wechselt die Generation

Bis 2039 erreichen in Deutschland rund 13,4 Millionen Erwerbspersonen das Rentenalter, knapp ein Drittel aller Erwerbspersonen von heute. So rechnet das Statistische Bundesamt. Mit ihnen verlassen Jahrzehnte an Erfahrung die Betriebe. Die gute Nachricht: Ein großer Teil davon steckt schon in Unterlagen, die es heute gibt. Man muss sie nur zugänglich machen.

Die KI liest heute ganze Akten

Wie viel Text eine KI auf einmal im Blick behalten kann, ist in wenigen Jahren um das Tausendfache gewachsen. 2020 waren es ein paar Seiten. Heute bieten die großen Anbieter rund 2.500 Seiten als Standard an, das sind etwa fünf volle Aktenordner, und einzelne Modelle schaffen ein Vielfaches davon.

Von Schnipseln zu ganzen Dokumenten

Solange eine KI nur wenige Seiten auf einmal lesen konnte, musste man ihr das Wissen portionieren. Die Unterlagen wurden in kurze Textschnipsel zerlegt und in einer eigenen Datenbank abgelegt. Zu jeder Frage suchte ein Programm die passenden Schnipsel heraus und gab sie der KI mit. Fachleute nennen dieses Verfahren RAG. Es funktioniert, hat aber einen Preis: Der Zusammenhang geht verloren. Ein Absatz aus einem Vertrag weiß nicht mehr, welcher Paragraf davor stand und welche Ausnahme danach kommt. Wofür RAG trotzdem gut ist, zeigt der Artikel Wissensdatenbank oder RAG?

Heute kann die KI ganze Dokumente lesen. Liegt das Firmenwissen als sauber aufbereitete Textdateien vor, sucht sie selbst, so wie ein erfahrener Kollege. Sie öffnet den Vertrag, liest bei Bedarf die Paragrafen davor und danach und schlägt in einem zweiten Dokument nach, wenn die Antwort dort weitergeht. Niemand muss vorher festlegen, was zusammengehört. Es steht schon zusammen in der Datei.

Damit verschiebt sich die Arbeit. Es geht nicht mehr darum, Unterlagen zu zerschneiden, sondern darum, sie sauber aufzubereiten: einheitlich, vollständig und gut lesbar. Mehr Dokumente machen eine KI dabei nicht automatisch klüger. Für eine Frage braucht sie wenige, aber die richtigen. Entscheidend ist die Ordnung, nicht die Menge.

Was die KI daran ändert

Eine KI weiß heute fast alles, was in Büchern steht, aber nichts über Ihr Unternehmen. Eine Wissensdatenbank schließt diese Lücke. Danach können Sie der KI Fragen stellen wie einem Kollegen, der jede Akte kennt: Wie haben wir das beim letzten Projekt dieser Art gelöst? Was steht im Vertrag zur Gewährleistung? Die Antwort kommt mit Angabe der Quelle, sodass sich jede Aussage nachprüfen lässt.

Wo die Unternehmen stehen

Bis vor wenigen Jahren war KI in deutschen Unternehmen die Ausnahme. Nach den Umfragen des Branchenverbands Bitkom nutzten sie 2022 gerade 9 Prozent der Unternehmen. Im September 2026 ist es mehr als die Hälfte, 57 Prozent. Auch das Statistische Bundesamt sieht den Anstieg, bei etwas anderer Abgrenzung auf niedrigerem Niveau.

Die Größe macht dabei einen Unterschied. Unter den großen Unternehmen nutzt nach Destatis mehr als jedes zweite KI, unter den kleinen knapp jedes vierte. Und genutzt heißt noch nicht ausgeschöpft: Für das eigene Wissensmanagement setzen sie laut Bitkom erst 22 Prozent der Unternehmen ein, und 59 Prozent sagen, sie schöpfen die Möglichkeiten der KI noch gar nicht aus. Für die meisten liegt der größte Schritt also noch vor ihnen.

Wie wir bei Vector-Brain eine solche Wissensdatenbank aufbauen, steht auf der Seite Wissensdatenbank.

Quellen

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